PDFs bearbeiten | heise Download (2024)

Gegenüber proprietären Formaten wie DOC oder XLS bietet Adobes Format unschlagbare Vorteile: PDFs lassen sich auf beliebigen Plattformen – unter Windows, Linux und Mac OS, auf PDAs und Smartphones – lesen, betrachten, drucken oder belichten, wobei der Standard garantiert, dass das Dokument überall genau so aussieht, wie es einst erstellt wurde.

Während zum Beispiel das kostenlose Büropaket OpenOffice die PDF-Ausgabe bereits von Haus aus beherrscht, muss man sie für die meisten andere Programme inklusive Microsofts Office 2007 nachrüsten. Mit Hilfe spezieller Tools lassen sich bestehende PDF-Dokumente nachträglich bearbeiten, inklusive Formatierung in Word importieren oder Texte und Grafiken daraus extrahieren. Microsoft selbst bietet kurioserweise sogar ein Gratis-Add-in an, um PDFs doch aus den Office-Anwendungen heraus zu generieren. Dieses muss man allerdings von Office aus separat installieren.

Anzeigen und drucken

Mit jeder neuen Version des PDF-Konverters und -Editors Acrobat bringt Adobe auch einen neuen Adobe Acrobat Reader heraus; beide stehen jetzt bei Version 8.x. Der achte Reader hat nicht nur eine polierte Oberfläche, diese ist verglichen mit den Vorversionen auch praktischer zu handhaben. Stichwörter im Text findet man jetzt schnell über ein schmales, in die Taskleiste integriertes Eingabefeld. Bei einfachen Anfragen kann man also darauf verzichten, die sperrige Suchpalette einzublenden. Insgesamt wirkt die Oberfläche deutlich aufgeräumter und überlässt dem Dokument mehr Platz. Sowohl beim Start als auch beim Aufruf von Funktionen reagiert der neue Reader schneller als seine trödelnden Vorgänger. Dank Lupenfunktion kann man Details von Grafiken, Schriften und Bildern in einer Vergrößerung von bis zu 6400 Prozent inspizieren und dabei das Dokument selbst in einer fürs Lesen angenehmen Zoomstufe belassen. Ebenfalls praktisch: Beim Klick auf Textstellen oder Bilder schaltet der Cursor automatisch in den passenden Auswahlmodus.

Manch eine Funktion sucht man allerdings vergeblich, etwa die Möglichkeit, ausgefüllte Formulare zu speichern. Zum Glück gibt es dafür aber Alternativen.

Der Charme der Freeware PDF Action Reader Free liegt in ihrer Fähigkeit, PDF-Formulare auszufüllen und mitsamt den eingegebenen Daten abzuspeichern. Was sich trivial liest, ist es keineswegs, denn der Adobe Reader beherrscht das nur bei von Adobes "LiveCycle Server for Reader Extensions" präparierten oder bis zu 500 von Acrobat 8 erstellten Vorlagen. Ersteren lässt sich Adobe mit einem fünfstelligen Betrag bezahlen. Formulare, die mit einer anderen Anwendung erstellt wurden, kann der Adobe-Kunde lediglich ausgedruckt an den Absender zurückschicken, der die Daten dann wiederum mühevoll abtippen muss. Als vollwertigen Ersatz für das Original-Tool sollte man den PDF Action Reader jedoch nicht verwenden, da er die PDF-Spezifikation nicht komplett unterstützt. Verschlüsselte Dokumente werden beispielsweise gar nicht erst geöffnet.

Der schlanke Betrachter Xpdf ist unter Linux derzeit die einzig wahre Alternative zum angestaubten Acrobat Reader. Xpdf zeigt PDFs bis Version 1.5 mit JPEG2000-Kompression für Bilder, Ebenen sowie Object- und Cross-Reference-Streams an. So erstellte PDFs fallen zwar kompakter als bisher aus, benötigen zur Darstellung aber mindestens den Adobe Reader 6. Das Softwarepaket enthält die Kommandozeilen-Tools pdfinfo zur Anzeige von Infos und Berechtigungen, pdftotext und pdftops zum Umwandeln von PDF in Text- beziehungsweise PostScript-Dateien, pdfimages zum Extrahieren von Abbildungen sowie pdffonts, mit dem man eingebettete Fonts aus PDF-Dateien auflisten kann.

Apples Standard-Browser Safari kann seit der mit Mac OS X 10.4 (Tiger) ausgelieferten Version 2.0 auch selbstständig PDF-Inhalte anzeigen. Das PDF Browser Plug-in nützt daher vor allem Anwendern, die ein anderes System oder einen anderen Browser, etwa Firefox, verwenden – der Internet Explorer wird nicht unterstützt. Das Plug-in zeigt Inhaltsverzeichnisse und Weblinks, es kann Seiten drehen sowie per Tastenkürzel zoomen. Besonders praktisch sind die geteilten Ansichten. Um das Plug-in zu installieren, kopiert man es einfach nach (~)/Library/Internet Plug-ins.

Der Open-Source-Dateibetrachter PDFmob (PalmPDF) zaubert die portablen Dokumente in einstellbarem Maßstab aufs Palm-Display, ohne dass man sie vorher umständlich per PC konvertieren müsste. Der Port des Projekts Xpdf eignet sich deshalb auch zur direkten Anzeige von PDFs, die etwa als Mail-Anhänge auf den PDA gelangt sind. Vom PC herunter geladene Dateien lassen sich auf dem PDA hingegen besser mit dem Adobe Reader betrachten, weil dieser die Dateien beim Transfer zwangsweise ins Format Tagged PDF umsetzt, in dem sich Zeilenumbrüche dynamisch an die Gegebenheiten des engen Mobil-Displays anpassen. Doch gerade diese Umformung strapaziert bei manchen PCs die Geduld des Benutzers – da kommt man mit einer Eins-zu-eins-Dateiübertragung und anschließendem Öffnen per Palm-PDF deutlich schneller ans Ziel. Allerdings gestaltet sich der Umgang mit dem Programm etwas ungewohnt: Um ein PDF zu öffnen, muss man zuerst PalmPDF starten, das sich dann als eigenständiger Dateibrowser speziell für PDF-Dokumente präsentiert. Erst wenn man in dessen Anzeige auf einen Eintrag tippt, beginnt die Anwendung mit dem Rendering.

Flugs erzeugt

Die Zahl der PDF-Erzeuger ist unüberschaubar, was die Suche nach dem passenden Tool nicht gerade erleichtert. Die meisten PDF-Konverter richten sich unter Windows als virtuelle Drucker ein, sodass man aus allen druckfähigen Anwendungen PDFs erstellen kann. Es genügt, die Druckausgabe einfach auf den "PDF-Drucker" zu leiten.

Der fast 50 Euro teure Jaws PDF Creator kann es am ehesten mit Adobes teurem Acrobat aufnehmen und harmoniert dank eines speziellen Makros bestens mit Word. Dieses durchforstet gezielt das Inhaltsverzeichnis, die Fußnoten, den Index sowie andere dokumenteninterne und -externe Links nach brauchbarem Material, um daraus ein voll navigierbares PDF zu erstellen. Wie beim Adobe-Pendant kann der Anwender das Jaws-Makro mittels Optionshäkchen einfach an seine Bedürfnisse anpassen. Doch auch in anderen Office- und Grafikanwendungen steht das Jaws-Produkt in punkto Genauigkeit und Farbtreue kaum nach.

PDF XChange Lite wandelt mit wenigen Klicks Dokumente in PDFs um – auch wenn sie komplexere Vektorgrafiken, TrueType- oder OpenType-Schriften enthalten. Transparent überlagerte Objekte werden zerschnitten und bei Bedarf gerastert, die Schnittkanten sieht man nur bei sehr starker Vergrößerung. Wer Details wie Schrifteneinbettung und Bildkompression beeinflussen oder seine Dokumente verschlüsseln möchte, stößt allerdings an die Grenzen der Lite-Version. Sie interpretiert außerdem sämtliche Farbwerte als RGB, weshalb sich ihr Einsatz in der Druckvorstufe verbietet.

novaPDF Lite, ein einfacher und unkomplizierter PDF-Konverter, spielt vor allem mit Office-Anwendungen gut zusammen. Wie bei PDF XChange Lite sind die meisten Optionen, etwa Schrifteneinbettung oder Bildkomprimierung, voreingestellt. Wer viele Dokumente nacheinander abarbeiten muss, kann ein Standardverzeichnis fürs Speichern definieren und den Dateinamen des PDFs automatisch nach einem Muster generieren. Auf Wunsch werden Beschreibungsfelder wie Urheber, Titel und Ersteller hinzugefügt. Für die Anzeige im Adobe Reader darf der Nutzer ein Layout vorgeben. Für den PDF-Export aus Grafikanwendungen heraus empfiehlt sich NovaPDF weniger, da es Transparenzen und Verläufe nicht so gut meistert.

Das Shareware-Tool WordToPDF benötigt zum Umwandeln von Textdokumenten den kostenlosen PostScript-Interpreter GhostScript sowie einen beliebigen PostScript-fähigen Druckertreiber. Der Umgang mit dem eigenständigen Tool gestaltet sich unkompliziert: Der Benutzer legt den gewünschten Ausgabeordner fest, öffnet den Quellordner und markiert darin die zu konvertierenden DOC-Dateien. Nach einem Klick auf die Schaltfläche "PDF erzeugen" und wenigen Sekunden Wartezeit stehen die gewünschten PDF-Dateien im Ausgabeordner zur Verfügung.

Den Namen Gs4Word hat Programmautor Johann Wilhelm Schmitz-Hübsch etwas unglücklich gewählt, handelt es dabei doch um ein Paket aus Add-ins, die PDFs aus Word, Excel und PowerPoint generieren. Im Konfigurationsmenüs kann der Anwender unter anderem bestimmen, welchen Teil des Dokuments in die PDF-Datei aufgenommen werden sollen – das ist praktisch, um etwa nur ein Kapitel aus der Diplomarbeit direkt als PDF auszugeben, ohne dieses erst in ein neues Dokument zu kopieren. Darüber hinaus lässt sich hier die Qualität der Ausgabe regeln und etwa per einfacher Auswahlliste optimal für Drucker oder Bildschirm anpassen.

Das von Stefan Heinz entwickelte Tool FreePDF XP leitet alle Druckausgaben an Ghostscript weiter, das dann die eigentliche Konvertierung erledigt. In den Optionen lassen sich unter anderem Auflösung, Bildgrößen und Rasterung einstellen und so die Qualität der PDFs anpassen. Administrationsvorlagen (Policies) erlauben es im Netz, Nutzern nur spezielle Funktionen auf ihren Desktop-Rechnern bereitzustellen, sodass sie etwa PDFs erzeugen, diese aber nicht verschlüsseln können.

Der PDFCreator bringt dank GPL Ghostscript nicht nur qualitativ hochwertige PDFs zustande, sondern lässt sich auch sehr komfortabel bedienen und konfigurieren. Wer es eilig hat, konvertiert gleichartige Dokumente (etwa Word-Dateien) stapelweise über das Kontextmenü des Windows-Explorer und nutzt die automatische Namensvergabe. Nach dem Speichern zeigt, mailt oder druckt der PDFCreator das Dokument – bei Bedarf auch alles in einem Aufwasch. Vor und nach der PDF-Erstellung ruft er auf Wunsch Skripte auf, die weitere Aktionen zulassen.

pdf995 bildet zusammen mit ps2pdf995 und pdfEdit995 ein werbefinanziertes Gespann zum Erstellen und rudimentären Bearbeiten von PDF-Dateien. pdf995 und ps2pdf995 bringen beliebigen Programmen wie Word, Excel, PowerPoint oder auch CorelDraw bei, ihre Dokumente via Drucken-Dialog als PDF auszugeben. Über die pdf-Edit995-Erweiterung lassen sich Bookmarks anfügen, URLs in Hyperlinks wandeln sowie mehrere Dokumente oder Teile davon zu einem einzigen PDF binden. Allerdings will die Reihenfolge vorher wohlüberlegt sein, denn anders als echte Editoren wie Acrobat oder Jaws PDF Editor kann die Software PDF-Seiten nicht umsortieren. Mit Hilfe des HTML-Moduls von pdfEdit995 lassen sich bestehende PDFs in verknüpfte HTML-Seiten konvertieren. Die Störwirkung der Werbung hält sich in Grenzen – bei jedem Konvertiervorgang poppt im Browser ein Werbefenster auf. Dafür verunziert der Hersteller das erstellte PDF nicht mit hässlichen Wasserzeichen, wie sich das bei anderen PDFDemo-Versionen etabliert hat.

pdf-Office Professional ist eine einfache Layoutsoftware, die Formulare vom weißen Blatt weg erstellt – ein Vorteil gegenüber Acrobat, bei dem zunächst eine PDF-Vorlage importiert werden muss, um sie anschließend mit Formularfeldern anzureichern. Das Tool kennt die grundlegenden Feldtypen wie etwa Text-, Auswahl- oder Kontrollkästchen; sogar Schaltflächen mit hinterlegtem JavaScript lassen sich einbauen. 40- oder 128-Bit-Schlüssel schützen Dokumente vor unerwünschten Änderungen oder auch dem Drucken. Formatierte Felder etwa für Datums- und numerische Eingaben beherrscht pdf-Office leider ebenso wenig wie Plausibilitätsabfragen oder logische Verknüpfungen zwischen einzelnen Eingabeboxen. Der Layouter eignet sich vor allem für einfachere Formulare.

Inhalte bearbeiten

Verglichen mit der schieren Masse an Tools zur PDF-Erzeugung nimmt sich die Auswahl an echten Bearbeitungsprogrammen recht bescheiden aus. Zum teuren Allrounder Adobe Acrobat ist Jaws PDF Editor (mittlerweile eingestellt) von Global Graphics zwar keine echte Alternative, den im Büroalltag wichtigsten Aufgaben wird es aber gerecht. So lassen sich Dokumente mit Notizen oder Kommentaren versehen und Textstellen markieren, unterstreichen oder durchstreichen. Auf Wunsch exportiert der Editor diese Anmerkungen oder verschickt sie per Mail. Für mehr Übersicht in umfangreichen Dokumenten sorgen Lesezeichen. Darüber hinaus kann man Seiten oder ganze Bereiche aus PDFs entnehmen und zu neuen Broschüren zusammenstellen. Zu groß geratene Dateien lassen sich eindampfen oder für die Webanzeige optimieren.

So Layout-getreu das PDF-Format ist, so störrisch wehrt es sich gegen Bearbeitungsversuche: Um größere Textpassagen zu ändern, muss man sich normalerweise das Ursprungsdokument vornehmen – sofern verfügbar – und das PDF nochmals generieren. Der Infix PDF Editor verspricht, die Arbeit am PDF ähnlich komfortabel zu gestalten wie mit einem Layout-Programm: So lassen sich ganze Absätze und Spalten auch über mehrere Seiten hinweg bearbeiten. Bookmarks editiert Infix ebenfalls oder erstellt sie auf Wunsch im Automatik-Modus. Darüber hinaus lassen sich Bilder einfügen, austauschen, skalieren oder drehen. Das Werkzeug ersetzt auch ausgewählte Bilder und via Search-Replace sogar Text. Damit lassen sich beispielsweise Preis- oder Produktlisten bequem aktualisieren.

PdfGrabber ist kein Editor, sorgt aber dafür, dass starre PDF-Zeilen und -Tabellen wieder richtig bearbeitbar werden. Etwa, wenn man versehentlich das Word-Original seiner 150-seitigen Diplomarbeit von der Festplatte gelöscht hat. Zahlreiche Optionen helfen, die Qualität des Exports zu steuern: Dabei muss man sich etwa beim Word-Export entscheiden, ob man ein möglichst Layout-getreues Abbild oder ein besser bearbeitbares Dokument bevorzugt. Zwar kann man nicht erwarten, das PDF-Layout 1:1 im Word-Dokument wiederzufinden. Aber Grafiken und Bilder, die von Text umflossen werden, überführt PdfGrabber ebenso sauber ins Word-Gewand wie darin eingebettete Tabellen. Zum Layout-getreuen Konvertieren bietet das Tool eine Textkasten-orientierte Methode an, während die Tabulator-gestützte eine bessere Bearbeitbarkeit garantiert. Leider bringen Hyperlinks, Aufzählungszeichen oder ähnliche Besonderheiten den Export ebenso durcheinander wie elektronisch aufgeklebte Kommentarzettel, Markierungen oder durchgestrichene Textpassagen. Die Arbeit mit PdfGrabber geht äußerst flott von der Hand: Sämtliche Quelldokumente können in einer Liste für den späteren Gebrauch bereitgehalten werden und die Exporteinstellungen lassen sich als Profile speichern. Besonders clever: Für jedes Profil kann man überwachte Ordner angeben. Sobald eine Datei dorthin verschoben wird, exportiert PdfGrabber automatisch deren Inhalt unter Verwendung des Profils.

PDF Transformer analysiert das Dokument seitenweise mit OCR-Augen, um die aus Code-Fragmenten bestehenden PDFs in ein Format umzuwandeln, in dem sie sich mit Standardanwendungen bearbeiten lassen. Der Vorteil: Zusammenhängende Wörter gelangen auch als solche ins Word- oder HTML-Dokument, Spaltensatz oder umflossene Objekte bereiten weniger Probleme, dafür bleiben leider auch Bilder und Grafiken mit Textbereichen von der OCR nicht verschont. Kleinere Tabellen trägt die Software akkurat in Excel-Zellen ein. Als OCR-Lösung bekommt PDF Transformer vor allem dann Probleme, wenn sehr kleine oder ungewöhnliche Schriften verwendet werden; gerade komplexere Layouts mit von Schrift überlagerten Grafiken zeigen die Grenze der Software und der Ausgabeformate. Dafür kann die Abbyy-Lösung selbst aus schlecht codierten PDFs jedweder Herkunft verarbeitbaren Text ziehen.

Ähnlich den Attachments einer E-Mail hängt PDF Bundle beliebige Dateien an ein PDF. Das könnte die Ursprungsdatei, beispielsweise ein Word- oder PowerPoint-Dokument sein, das man zu Archivierungszwecken ans PDF schweißen möchte. Oder auch Zusatzinformationen, die man nur bestimmten Empfängern zugänglich machen möchte. Die aktuelle Version des Adobe Reader listet diese Anhänge im Karteireiter "Anlagen" auf und öffnet sie auf Wunsch mit der verknüpften Anwendung.

Nützliche Helfer

PDF SpeedUp macht dem Adobe Reader Beine: Der lädt beim Start nämlich eine ganze Menge Plug-ins, die man zur Anzeige normaler PDFs gar nicht benötigt. Das Utility verschiebt diese Module erst mal außer Reichweite und deaktiviert zudem andere Zeitfresser wie den Splash Screen, den Update-Suchdienst oder Adobes Werbung. Bei Bedarf lassen sie sich einzeln oder im Block wieder zugänglich machen. Gewöhnungsbedürftig ist allerdings die deutschsprachige Oberfläche: Wer mit "Spritzenschirm" oder "Ziegelsteinprodukte" nichts anfangen kann, schaltet sie besser auf Englisch um.

Manche PDF-Datei ist größer geraten, als sie sein müsste – weil beim Konvertieren keine Textkompression zum Einsatz kam. Free PDF Compressor schrumpft solche Dokumente mit Hilfe von Flate- oder Run-Length-Kodierung. Ob sich das im Einzelfall lohnt, kann man mit Hilfe von PDF Analyzer überprüfen. Das Utility zeigt die Eigenschaften einer PDF-Datei an, ohne dass man diese öffnen muss: Unter anderem erfährt man auch, welche Dokumentinformationen weitergegeben wurden, ob Passwörter gesetzt sind oder JavaScript verwendet wurde.

A-PDF Number Pro hat sich darauf spezialisiert, die Seiten von PDF-Dokumenten durchzunummerieren – wahlweise mit arabischen oder römischen Ziffern. Dabei kann man zwischen drei Positionen wählen und ein Präfix wie etwa "Seite" oder "Folie" anfügen.

Wenn sich auf Ihrer Festplatte hunderte von Handbüchern, Kurzanleitungen und Artikeln PDF-Dateien angesammelt haben und Sie die Übersicht verloren haben, hilft Ihnen der PDF Explorer weiter. In einem wählbaren Verzeichnis liest das nützliche Tool Eigenschaften wie Titel, Autor und Schlagwörter aller Dokumente ein und speichert diese Angaben in einer internen Datenbank. Mit der feldübergreifenden Suchfunktion finden Sie Dokumente dann selbst in riesigen Beständen schnell wieder. Schlagwörter lassen sich sogar nachträglich in die PDF-Dateien eintragen.